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外来原始凭证

外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时从其他单位或个人直接取得的原始凭证,或是能证明物品来路的最初证明。外来原始凭证都是一次凭证。如企业采购时取得的发货票、出差人员报账时提供的车船、住宿票、货物运单、银行的收账通知单等,均是外来原始凭证。

根据财政部会计基础工作规范》第四十八条的规定,外来原始凭证必须具备如下内容:

(l)凭证的名称:外来原始凭证必须有明确的名称,以便于凭证的管理和业务处理。

(2)填制凭证的日期:凭证填制的日期就是经济业务发生的日期,便于对经济业务的审查。

(3)填制凭证单位名称或者填制人姓名:填制凭证的单位或个人是经济业务发生的证明人,有利于了解经济业务的来龙去脉。

(4)经办人员的签名或者盖章:凭证上的签名、盖章人,是经济业务的直接经办人,签名、盖章可以明确经济责任。

(5)接受凭证单位名称:证明经济业务是否确实是本单位发生的,以便于记账和查账。值得注意的是,单位的名称必须是全称,不得省略。例如,"北京市XX五金商贸有限公司",不得写为"五商公司"。

(6)经济业务内容:完整的填写经济业务的内容,便于了解经济业务的具体情况,检查其真实性、合理性和合法性。

(7)数量、单价和金额:这是经济业务发生的量化证明,是保证会计资料真实性的基础。特别是大、小写金额必须按规定完整填写,防止出现舞弊行为。

除应当具备原始凭证的上述内容外,还应当有以下的附加条件:

1.从外单位取得的原始凭证,应使用统一发票,发票上应印有税务专用章;必须加盖填制单位的公章。

2.自制的原始凭证,必须要有经办单位负责人或者由单位负责人指定的人员签名或者盖章。

3.支付款项的原始凭证,必须要有收款单位和收款人的收款证明,不能仅以支付款项的有关凭证代替。

4.购买实物的原始凭证,必须有验收证明。

5.销售货物发生退回并退还货款时,必须以退货发票、退货验收证明和对方的收款收据作为原始凭证。

6.职工公出借款填制的借款凭证,必须附在记账凭证之后。

7.经上级有关部门批准的经济业务事项,应当将批准文件作为原始凭证的附件。

外来原始凭证是在企业同外单位发生经济业务时,由外单位的经办人员填制的。外来原始凭证一般由税务局等部门统一印制,或经税务部门批准由经济单位印制,在填制时加盖出据凭证单位公章方有效,对于一式多联的原始凭证必须用复写纸套写。

外来原始凭证种类繁多,格式各异,但在审核时都要重点注意以下几个方面:

(l)凭证真实性的审核。凭证是否真实,例如,是否为税务局的统一发票,防止虚假发票;凭证所记载的经济业务是否真实发生;开出发票的单位是否存在等等;

(2)凭证完整性的审核。即审核外来原始凭证所应填写的内容是否全部具备,不得有遗漏;

(3)凭证合规性的审核。凭证所记载的经济业务是否符合有关财经法规和会计制度的规定;是否符合开支标准;凭证所填写的文字和金额是否字迹清楚、规范,使用的笔和颜色是否符合要求等等。

外来原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位该有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等批准,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后,代做原始凭证。

根据《中华人民共和国会计法》第十四条的规定精神,有问题的外来原始凭证应作如下处理:

(1)不真实、不合法的,会计人员有权不予接受,并向单位负责人报告。

(2)记载不准确、不完整的,会计人员有权予以退回,要求其按照国家统一的会计制度的规定,进行更正、补充。

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