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控制论

自从1948 年诺伯特维纳发表了著名的《控制论--关于在动物和机器中控制和通讯的科学》一书以来,控制论的思想和方法已经渗透到了几乎所有的自然科学和社会科学领域。维纳把控制论看作是一门研究机器、生命社会中控制和通讯的一般规律的科学,是研究动态系统在变的环境条件下如何保持平衡状态或稳定状态的科学。他特意创造"Cybernetics"这个英语新词来命名这门科学。"控制论"一词最初来源希腊文"mberuhhtz",原意为"操舵术",就是掌舵的方法和技术的意思。在柏拉图(古希腊哲学家)的著作中,经常用它来表示管理的艺术。

控制论

[英文]Cybernetics

[拼音] kòngzhìlùn

是研究动物(包括人类)和机器内部的控制与通信的一般规律的学科,着重于研究过程中的数学关系

1834 年,著名的法国物理学家安培写了一篇论述科学哲理的文章,他进行科学分类时,把管理国家的科学称为“控制论”,他把希腊文译成法“Cybernetigue”。在这个意义下,“控制论”一词被编入19 世纪许多著词典中。维纳发明“控制论”这个词正是受了安培等人的启发。

在控制论中,“控制”的定义是:为了“改善”某个或某些受控对象的功能或发展,需要获得并使用信息,以这种信息为基础而选出的、于该对象上的作用,就叫作控制。由此可见,控制的基础是信息,一切信息传递都是为了控制,进而任何控制又都有赖于信息反馈来实现。信息反馈是控制论的一个极其重要的概念。通俗地说,信息反馈就是指由控制系统把信息输送出去,又把其作用结果返送回来,并对信息的再输出发生影响,起到制约的作用,以达到预定的目的。

从控制系统的主要特征出发来考察管理系统,可以得出这样的论:管理系统是一种典型的控制系统。管理系统中的控制过程在本质上与工程的、生物的系统是一样的,都是通过信息反馈来揭示成效与标准之间的差,并采取纠正措施,使系统稳定在预定的目标状态上的。因此,从理论说,适合于工程的、生物的控制论的理论与方法,也适合于分析和说明管理控制问题。

维纳在阐述他创立控制论的目的时说:“控制论的目的在于创造一种言和技术,使我们有效地研究一般的控制和通讯问题,同时也寻找一套恰当的思想和技术,以便通讯和控制问题的各种特殊表现都能借助一定的概念以分类。”的确,控制论为其他领域的科学研究提供了一套思想和技术,以致在维纳的《控制论》一书发表后的几十年中,各种冠以控制论名称的边学科如雨后春笋般生长出来。例如工程控制论、生物控制论、神经控制论、经济控制论以及社会控制论等。而管理更是控制论应用的一个重要领域。至可以这样认为,人们对控制论原理最早的认识和最初的运用是在管理面。从这个意义上说,控制论之于管理恰似青出于蓝。用控制论的概念和方法分析管理控制过程,更便于揭示和描述其内在机理。

与研究物质结构和能量转换的传统科学不同,控制论研究系统的信息变换和控制过程。尽管一般系统具有质料、能量和信息三个要素,但控制论只把质料和能量看作系统工作的必要前提,并不追究系统是用什么质料构造的,能量是如何转换的,而是着眼于信息方面,研究系统的行为方式。控制论的另一位创始人、英国生理医学家W.R.阿什贝认为,控制论也是一种“机器理论”,但它所关注的不是物件而是动作方式。可以进一步说,控制论是以现实的(电子的、机械的、神经的或经济的)机器为原型,研究“一切可能的机器”──一切物质动态系统的功能,揭示它们在行为方式方面的一般规律。因此,与那些只研究特定的物态系统,揭示某一领域具体规律的专门科学相比较,控制论是一门带有普遍性的横断科学。

控制论在工程项目管理中的应用

工程项目规划确定之后,项目管理的首要任务就是在实施过程中跟踪和控制项目规划的实现。项目目标经确定,项目规划必须随之具体化为各项计划以及任务、职责的分工和详细的工作流程,项目管理也就进入了控制周期。在这一期间,必须随时能回答下列问题:

(1)工程项目的进展情况如何。

(2)实际状况是否与计划有偏差。

(3)如有偏差存在,如何采取必要的纠偏措施,使工程项目运行重新纳入预定的轨道,或使项目保持在正常的轨道上进行。

(4)工程项目目标实现的可能性如何,即对工程项目的进一步发展进行预测。随着项目的不断进展,项目的目标值应得以不断细化和精确化。必要的时候,应对项目规划中原定目标进行重新论证。

项目控制是保证组织的产出和规划一致的一种管理职能。如果工程顷,目揭有目标,项目规划就无从谈起,更谈不上项目控制。同时,计划是相对的、变化是绝对的,静止是相对的、变化是绝对的,永远是工程项目管理理论的至理名言。这句话并非否定计划的必要性,而是强调了变化的绝对性和目标控制的重要性。工程项目管理成败如何,很大程度上取决于项目规划的科学性和项目控制的有效性。

工程项目管理中,项目控制紧紧围绕着投资控制、质量控制和进度控制三大目标进行。这种目标控制是动态的,并且贯穿于工程项:B实施的始终。 工程项目控制流程图结合上述管理控制的三个步骤,上图的具体含义为:

(1)为了实现一定目标对工程项目进行人、财、物的投入。

(2)在工程项目建设过程中,即在设计、施工、安装、采购及销售等行为发生的过程中,必定存在各种各样的干扰,如恶劣气候、设计出图不及时、材料设备不到位以及市场需求发生变化等。

(3)收集实际数据,对工程项目进展情况进行评估。数据的收集可以通过检查,即交谈、报告和会议的形式对项目进行跟踪和监控。在对项目进展情况、已完工程的开支和质量进行检查的同时,也要检查组织的运转情况,包括各项工作流程是否正常、职责分工是否明确并妥当,等等。另外,还应注意分析工程项目环境的变化情况。

(4)把投资目标、进度日标和质量目标等方面的计划值与实际投资发生值、实际进度和质量检查数据进行比较。其中,必须注意对计划目标值进行论证和分析。因为鉴于各种主客观因素的制约,项目规划中的计划目标值有可能是难以实现或不尽合理的,这就需要在项目实施过程中或合理调整、或细化和精确化。因为只有项目目标是正确合理的,项目控制才能有效。

(5)检查实际值和计划值有无偏差。如果没有偏差,则项目继续进展。在从进度、费用和质量三方面分析偏差外,还必须注意组织运转中是否存在矛盾、市场或消费者的要求是否发生了变化等。从一定意义上说,后者对项目目标的实现更具有决定性。

(6)如果有偏差,则分析原因并采取控制措施,以确保项目目标的实现。这相当于电工学的调节器。产生偏差的原因,有原定目标不合理、项目规划不周全或效果差、发生不可预见事件、组织内部缺乏沟通、人员素质存在不足以及责任和权利不明确等。在分析原因的基础上,预测这些偏差的发展趋势,并分析偏差对实现项目目标的影响,从而采取相应的控制措施。控制措施包括组织措施、经济措施、合同措施和技术措施等。组织措施是通过进一步明确责任和分工,落实控制人员或撤换不称职人员,并在制度上保证控制的效果,优化工作流程和信息流程;经济措施是通过经济手段来实行控制;合同措施是通过合同条款落实目标控制的责任,在合同执行期间,加强索赔的控制与管理等;技术措施则通过多个技术方案的论证和比较,利用价值工程原理,对目标进行控制。但究竞选用何种控制措施,要立足于偏差发生的具体情况,同时必须注意这种纠偏措施的选用可能会给项目的目标控制带来新的影响。因此,选择纠偏措施时,不仅要考虑纠偏措施的有效性,还要分析纠偏措施自身的成本和代价以及可能造成的对工程项目目标的新的影响。

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