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会计档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。

会计档案是指会计凭证会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。《规范》第四十五条对会计档案管理问题作出了规定。

会计档案的内容一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

(1)会计凭证。会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表记账凭证收款凭证付款凭证转账凭证三种)、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单银行存款余额调节表等内容。

(2)会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

(3)会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件,主要有主要财务指标快报,月、季度会计报表,年度会计报表,包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。

(4)其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由会计部门负责办理的有关数据资料。如:经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

会计档案的重要程度不同,其保管期限也有所不同。

会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期两类。永久档案即长期保管,不可以销毁的档案;定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限,该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,具体规定如下:

1、需要永久保存的会计档案有:会计档案保管清册,会计档案销毁清册以及年度财务报告、财政总决算、行政单位和事业单位决算、税收年报(决算)。

2、保管期限为25年的会计档案有:现金和银行存款日记账;税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账。

3、保管期限为15年的会计档案有:会计凭证类;总账、明细账、日记账和辅助账簿(不包括现金和银行存款);会计移交清册;行政单位和事业单位的各种会计凭证;各种完税凭证和缴退库凭证;财政总预算拨款凭证及其他会计凭证;农牧业税结算凭证;会计移交清册。

4、保管期限为10年的会计档案有:国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证;各收入机关编送的报表;财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨货款年报;税收会计报表(包括票证报表)。

5、保管期限为5年的会计档案有:固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年;银行余额调节表;银行对账单;财政总预算会计月、季度报表;行政单位和事业单位会计月、季度报表。

6、保管期限为3年的会计档案有:月、季度财务报告;财政总预算会计旬报。

会计档案是会计活动的产物,是记录和反映经济活动的重要史料和证据,其重要作用表现在以下方面:

⑴会计档案室总结经验、揭露责任事故、打击经济领域犯罪、分析和判断事故原因的重要依据。

⑵利用会计档案提供的过去经济活动的史料,有助于各单位进行经济前景的预测进行经营决策,编制财务,成本计划。

⑶ 利用会计档案资料,可以为解决经济纠纷,处理遗留的经济事务提供依据。

此外,会计档案在经济学的研究活动中,发挥着重要史料价值的作用。

各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和涉密。

会计档案的装订和保管规定:

(1)会计档案的整理立卷。会计年度终了后,对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法,即:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类

按各卷顺序编号。

①分类标准统一。

一般将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他。

②档案形成统一。

案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

③管理要求统一

建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

2)会计档案的装订。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。

①会计凭证的装订。  

一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

A.会计凭证装订前的准备工作:

a.分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;

b.按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;

c.摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;

d.整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;

e.记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

B.会计凭证装订时的要求:

a.用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;

b.凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;

c.装订凭证厚度一般1.5厘米,方可保证装订牢固,美观大方。

会计凭证装订后的注意事项。

a.每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

b.在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

②会计账簿的装订。

各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,其他账簿应按时整理立卷。基本要求是:

A.账簿装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

B.活页账簿装订要求:

a.保留已使用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页和撤掉账夹,用质好的牛皮纸做封面、封底,装订成册。

b.多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起。

c.在本账的封面上填写好账目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章。

C.账簿装订后的其他要求:

a.会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角,错页、掉页、加空白纸的现象。

b.会计账簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。

c.封面应齐全、平整,并注明所属年度及账簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账。

d.会计账簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

③会计报表的装订。

会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一,会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角,如有损坏部位修补后,完整无缺地装订;第二,会计报表装订顺序为:会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;第三,按保管期限编制卷号。

(3)会计档案的保管。《会计档案管理办法》规定:“当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位财务会计部门保管一年,期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”根据上述规定,会计档案的保管要求主要有:

①会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时,应按下列程序进行:

A.开列清册,填写交接清单;

B.在账簿使用日期栏填写移交日期;

C.交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

②会计档案的保管要求。

A.会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防火器材;

B.采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布,遮盖所有档案架和堵塞鼠洞;

C.会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,以防虫蛀;

D.会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止潮湿;

E.设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿,严防毁坏损失、散失和泄密;

F.会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

③会计档案的借阅。

A.会计档案为本单位提供利用,原则上不得借出,有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。

B.外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经会计主管人员或单位领导人批准后,方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时,应经会计主管人员或单位领导人批准后,办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

C.借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记,拆散原卷册,也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。

D.借出的会计档案,会计档案管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续。

④会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限,按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的,记述和反映会计核算的,对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案,应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起,如:1996年度终了日为12月5日,保管期限按1997年元月1日开始计算。

为了全面反映会计档案情况,上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数,做到心中有效、不出差错。

(1)会计档案保管期满,需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同提出销毁意见,会同财务会计部门共同鉴定、严格审查,编造会计档案销毁清册。

(2)机关、团体、事业单位和非国有企业会计档案要销毁时,报本单位领导批准后销毁;国有企业经企业领导审查,报请上级主管单位批准后销毁。

(3)会计档案保管期满,但其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。

(4)销毁档案前,应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销;各级主管部门销毁会计档案时,应由同级财政部门、审计部门派员参加监销;财务部门销毁会计档案时,应由同级审计部门派员才加监销;会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出书面报告一式两份,一份报本单位领导,一份归入档案备查。

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